Pelanggan merupakan instansi, lembaga, organisasi ataupun orang
yang membeli produk atau jasa perusahaan
secara rutin atau berkesinambungan karena produk atau jasa yang dibelinya merasa sangat bermanfaat. Dapat dikatakan juga pelanggan yakni orang- orang yang memberikan perhatian penuh terhadap produk atau
jasa
yang dihasilkan oleh perusahaan. Pelanggan adalah next process dari setiap
aktivitas yang dilakukan. Kepuasan para
pelanggan merupakan respon yang emosional dari para pelanggan pada evaluasi terhadap
pengalaman saat mengkonsumsi suatu produk
ataupun jasa.
Umumnya terdapat tiga jenis pelanggan yakni pelanggan eksternal,
internal dan antara. Berikut adalah penjelasannya :
Pelanggan Eksternal, merupakan kelompok ataupun orang yang berada di luar perusahaan yang menerima produk. Pelanggan eksternal pada setiap perusahaan merupakan masyarakat umum yang
menerima produk atau jasa dari perusahaan. Adapun
beberapa hal yang diperhatikan
pelanggan eksternal diantaranya
yaitu:
• Kesesuaian dengan kebutuhan produk atau jasa
• Kualitas produk atau jasa
• Harganya yang kompetitif
• Pengiriman yang tepat waktu dan pelayanan
Pelanggan Internal, merupakan kelompok ataupun orang dalam perusahaan yang memiliki pengaruh pada performa pekerjaan. Dengan kata lain, Pelanggan adalah next process dari setiap
aktivitas yang dilakukan pada setiap kelompok kerja. Adapun hal- hal yang diperlukan pada pelanggan internal diantaranya seperti :
• Kerjasama
• Kerja kelompok
• Sistem dan struktur kerja yang efesien
• Pekerjaan yang berkualitas
• Pengiriman yang tepat waktu
Pelanggan Antara, merupakan kelompok
ataupun orang yang
bertindak sebagai perantara produk akan tapi bukan sebagai
pemakai akhir dari produk perusahaan. Misalnya seperti agen
perjalanan yang bertindak
sebagai pemesan kamar penginapan
untuk para pemakai akhir atau seperti distributor
yang
bertindak dalam mendristribusikan produk-produk perusahaan.
B. Mengidentifikasi Harapan Pelanggan
Salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh setiap perusahaan bisnis
adalah memberikan
kepuasan kepada para kolega dan pelanggannya,
namun dalam praktiknya tidak mudah untuk
mencapai tujuan tersebut.
Salah satu faktor penyebabnya adalah
masih rendahnya mutu
tenaga pelayan atau penjual dalam memahami dan melaksanakan prinsip-prinsip pelayanan prima.
Untuk mewujudkan dan
memperhatikan
kepuasan
pelanggan,
perusahaan bisnis perlu melakukan beberapa tindakan berikut ini :
1. Mengidentifikasi harapan dan kebutuhan para pelanggan
2. Memenuhi harapan dan
kebutuhan
pelanggan terhadap kualitas produk
3. Menguasai dan mempelajari prinsip prinsip pelayanan prima
4. Memahami teknik pengukuran umpan balik tentang kepuasan
pelangganngukuran umpan balik tentang kepuasan
pelanggan.
jenis-jenis harapan pelanggan, dapat dikategorikan menjadi 3
yaitu :
• Comparative
expectation. Pengetahuan
pelanggan yang berdasarkan
pengalamannya dalam menggunakan
produk atau jasa pesaing, sehingga timbul pemikiran membedaka-
bedakan antara produk perusahaan satu dengan perusahaan
lain.
• Normative
expectation. Tingkat
harapan
pelanggan yang disesuaikan
dengan kondisi lingkungan yang memang sudah seperti itu. Misalnya, pelanggan tidak
akan
berharap jika menggunakan
angkot yang ber-AC. Karena memang semua angkot tidak ber-AC.
• Value-based expectation. Penilaian fasilitas yang didapatkan dari harga produk dan jasa yang lebih mahal dari yang lain.
Secara garis besar terdapat tiga tingkatan harapan
pelanggan terhadap kualitas pelayanan yaitu:
• Asumsi, yaitu harapan pelanggan pada tingkat pertama yang berwujud asumsi,misalnya saya berharap toko baju yang saya
datangi menyediakan baju-baju baju sesuai ukuran saya.
• Spesifikasi, yaitu kepuasan yang
dicerminkan
oleh pemenuhan standar pelayanan, misal saya berharap dilayani dengan baik dan penuh perhatian oleh pemilik toko baju itu.
• Kesenangan yaitu, memberikan kesenangan pada pelanggan.
Misalnya, saya berharap di toko baju itu ada diskon khusus.
Christian F. Guswai dalam buku terbarunya yang berjudul How toCreate Out standing Service mengatakan ada 7 cara bagi pebisnis
untuk mengetahui harapan konsumen tersebut.
• Mengetahui apa yang dilakukan kompetitor
• Bertanya pada pelanggan
• Melakukan survei secara rutin
• Mendengarkan pelanggan
• Menyediakan kotak saran
• Menyediakan nomor telepon khusus atau hotline
• Berinteraksi dengan pelanggan melalui media sosial
Harapan/kebutuhan
pelanggan internal tentu
berbeda dengan
pelanggan eksternal, simak
uraian berikut.
a) Harapan Pelanggan Internal, yaitu sebagai berikut :
• Selalu menginginkan kebersamaan dan kerja sama yang solid antara sesama karyawan
• Sistem dan prosedur kerja yang efisien
• Struktur organisasi yang jelas sesuai dengan pekerjaan nya
masing-masing
• Mampu menghasilkan kualitas kerja yang baik sesuai dengan harapan pimpinan
• Memperoleh imbalan yang
sesuai
dengan tingkat
pendidikan dan sesuai dengan standar upah minimum yang
telah ditentukan oleh pemerintah
b) Harapan Pelanggan Eksternal
• Barang dan jasa yang dibutuhkan oleh pelanggan selalu
tersedia
• Pelanggan mendapatkan
kemudahan dalam
memperoleh barang/jasa yang
dibutuhkan, tidak terjadi penimbunan barang dan kemacetan dalam pendistribusian
• Harga barang terjangkau oleh pelanggan
• Tersedia banyak
pilihan atas barang/jasa yang
dibutuhkan
• Penjual senantiasa jujur dalam memberikan informasi mengenai kondisi barang/jasa yang akan dijual
• Mendapatkan potongan harga
• Mendapatkan pelayanan purna jual (after sales service)
• Tidak ada penundaan dalam pengiriman atau
pembelian barang
Mengidentifikasi Kepuasan Pelanggan
Menurut Boyt, Lusch dan Naylor, kualitas pelayanan dapat didefinisikan
sebagai sebuah bidang pembelajaran yang telah dikembangkan untuk mendefinisikan dan menggambarkan bagaimana pelayanan disampaikan
dalam kondisi tertentu agar
dapat memuaskan pelanggan atau penerima.
Menurut Kotler(4), pengertian kualitas adalah sebagai berikut: “Quality
is
the totality of features
and characteristics of a product or service that bear on it’s ability to
satisfy satated or implied needs.”
Adapun tujuan umum dari pelayanan yang berkualitas menurut
Kotler dan Keller adalah:
a) Pemeliharaan pelanggan (customer maintenance). Pemberi
layanan memberikan
pelayanan yang terbaik agar dapat
memuaskan pelanggannya
dan
setiap keluhan pelanggan
ditanggapi dengan baik sebagai evaluasi dalam memperbaiki pelayanan kepada pelanggan yang lebih baik.
b) Mengingatkan pelanggan
(customer
retertion).
Pelanggan yang mendapatkan pelayanan yang berkualitas dari suatu perusahaan akan merasa puas dan akan kembali lagi untuk membeli barang atau jasa perusahaan yang
memberikan pelayanan tersebut.
c) Mengembangkan
pelanggan baru (new
customer
developmet). Pelanggan yang menerima pelayanan yang
berkualitas akan mengajak orang lain untuk ikut membeli
produk atau jasa perusahaan tersebut, sehingga perusahaan
mendapatkan penambahan pelanggan.
Pengertian Kepuasan
Menurut Kotler dan Keller kepuasan konsumen adalah perasaan senang
atau kecewa seseorang
yang muncul setelah membandingkan
kinerja (hasil) suatu produk yang dipikirkan
terhadap kinerja (hasil) yang diharapkan.
Jika kinerja di bawah
harapan, pelanggan
tidak puas. Jika kinerja melebihi harapan, pelanggan puas. Jika kinerja semakin melebihi harapan, pelanggan
amat puas.
Menurut Zeithaml, Parasuraman dan Berry yang dikutip dalam Lovelock at el. 2004, dimensi kepuasan
konsumen dapat dibagi menjadi beberapa macam yaitu:
a. Harapan (expectations). Kemampuan perusahaan dengan
pemberian penyesuaian (customize)
kepada konsumen untuk suatu produk atau jasa yang diinginkan konsumen.
b. Penyampaian produk atau jasa yang dirasakan (perceived
delivery product or service). Kemampuan
pelayanan kepada konsumen pada saat penjualan produk atau jasa.
c. Konfirmasi atau diskonfirmasi
(confirmation or
disconfirmation). Kemampuan perusahaan memenuhi
kebutuhan konsumen dengan tujuan agar konsumen tidak kecewa dan merasa puas terhadap
produk atau jasa yang sesuai dengan janji perusahaan atau sebaliknya.
d. Perilaku mengeluh (complaining behavior).
Kapasitas perusahaan untuk menjelaskan umpan balik konsumen
yang negatif menjadi positif.
Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengukur tingkat
kepuasan seorang konsumen, menurut Kotler cara yang dapat dilakukan adalah :
a. Sistem keluhan dan saran (Complain and suggestion system). Suatu organisasi
yang
berpusat pada konsumen,
akan memudahkan
pelanggan dalam
memberi masukan dan keluhan atas pelayanan
yang mereka rasakan. Beberapa cara yang umumnya dilakukan oleh perusahaan untuk menampung masukan dan
keluhan dari para pelanggannya adalah
dengan menyediakan kotak saran,
menyebarkan kuesioner dan
menyediakan customer hotline.
b. Survei
kepuasan
pelanggan (Customer satisfaction surveys). Survei ini dapat dilakukan
dengan menghubungi
pelanggan melalui telepon atau melakukan wawancara secara langsung. Dengan cara ini,
perusahaan mendapat feedback secara langsung
dari pelanggan serta membangun hubungan dengan
pelanggannya.
c. Ghost shopping.
Perusahaan
menugaskan seseorang untuk berperan sebagai pembeli dan memberikan laporan
mengenai kekuatan
dan kelemahan
perusahaan maupun pesaing perusahaan.
d. Analisis konsumen yang hilang (Lost customer analysis).
Analisis ini bertujuan untuk mempelajari mengapa pelanggan berhenti menggunakan
jasa
dan produk perusahaan. Untuk mengetahui
hal-hal tersebut, perusahaan dapat melakukan exit interview.
III. FOKUS PADA PDCA
PDCA, singkatan bahasa Inggris dari "Plan, Do, Check, Act" (Indonesia:
Rencanakan, Kerjakan, Cek, Tindaklanjuti), adalah suatu proses pemecahan masalah empat langkah iterative/pengulangan
yang umum digunakan dalam pengendalian
kualitas. Metode ini
dipopulerkan oleh W. Edwards Deming, yang sering dianggap sebagai bapak pengendalian kualitas modern sehingga sering juga
disebut dengan siklus Deming.
Manfaat dari PDCA antara lain :
• Untuk memudahkan pemetaan wewenang dan tanggung jawab dari sebuah unit organisasi;
• Sebagai pola kerja dalam perbaikan suatu proses atau sistem di sebuah organisasi;
• Untuk menyelesaikan serta mengendalikan suatu permasalahan dengan pola yang runtun dan sistematis;
• Untuk kegiatan continuous improvement dalam rangka
memperpendek alur kerja;
• Menghapuskan
pemborosan di tempat kerja dan meningkatkan
produktivitas.
P (Plan = Rencanakan), artinya merencanakan SASARAN
(GOAL=TUJUAN) dan PROSES apa yang dibutuhkan untuk
menentukan hasil yang sesuai dengan SPESIFIKASI tujuan yang
ditetapkan.
D (Do = Kerjakan), artinya MELAKUKAN perencanaan PROSES yang
telah ditetapkan sebelumnya. Ukuran-ukuran proses ini juga telah ditetapkan dalam tahap PLAN. Dalam konsep DO ini kita harus benar- benar
menghindari penundaan, semakin kita
menunda pekerjaan
maka waktu kita semakin terbuang dan yang pasti pekerjaan
akan bertambah banyak.
C (Check = Evaluasi), artinya melakukan
evaluasi terhadap SASARAN
dan
PROSES serta melaporkan
apa
saja hasilnya. Kita mengecek kembali apa yang sudah kita kerjakan,
sudahkah sesuai dengan
standar yang ada atau masih ada kekurangan.
A (Act = Menindaklanjuti), artinya melakukan evaluasi total terhadap hasil SASARAN dan PROSES dan menindaklanjuti dengan perbaikan- perbaikan. Jika ternyata
apa
yang telah kita kerjakan masih ada yang
kurang atau belum sempurna, segera melakukan action untuk
memperbaikinya. Proses ACT ini sangat penting artinya sebelum kita melangkah lebih jauh ke proses perbaikan selanjutnya.
Selesai mempelajari materi, isikan presensi pada link berikut:https://forms.gle/pcTqvpsGTZKaPPWo7